Dit is het vervolg op ontdeksel #24: Een goed begin: het verhaal in kaart, dat gaat over mijn ervaringen bij het opstarten van een nieuw project.

De vorige oefening eindigde met een story map. Bijzonder nuttig en prettig, maar hoe hier een begin mee te maken? Ik legde uit dat we eerst een tussenstap gingen maken, voordat we dit gingen bepalen.

Done? Or Done?

Wanneer is iets klaar?

Leuk, al die kleine brokjes werk, maar wanneer zijn deze af? Hier geeft de Definition of Done (DoD) antwoord op. Ik legde uit dat dat zij als team deze zelf mochten definiëren. Ik gaf een aantal voorbeelden:

  • Het ontwerp is aangepast
  • De code is gereviewed
  • De user story is getest
  • De documentatie is bijgewerkt
  • De Product Owner is akkoord

Ik vroeg elk teamlid de volgens hem/haar 3 belangrijkste elementen van een DoD te noteren op een post-it. Dit was binnen 5 minuten gebeurd. Daarna mocht het team dot-voten, waarbij ieder teamlid 3 stemmen kreeg. Hiermee probeerde ik De DoD – initieel – klein te houden. Bij uitzondering gaf ik ook een stemadvies mee: “Let op: de DoD werkt als een ‘kwaliteitslat’. Deze leg je jezelf op. De lat verhogen kan altijd en een start maken als team is al lastig zat. Leg de lat daarom niet te hoog voor jezelf”.

Dit werd goed begrepen en de uitslag van de stemming leverde vrij weinig discussie op. De DoD was daarmee vastgesteld.

Inschatten maar

Terug naar de story map. Nu we hadden vastgesteld wanneer een user story klaar was, konden we de stories gaan inschatten om een gevoel te krijgen bij de grootte hiervan.

Om het makkelijk te houden, hanteerde ik de volgende groottes: Small, Medium en Large. Wat dit was, wisten we alleen nog niet. Daarom vroeg ik het team om een van de kleinste stories aan te wijzen op de story map. Deze kreeg een ‘S’. Idem voor een van de grootste en een gemiddelde.

Een S, M en L geïdentificeerd

De rest was een simpele kijk-en-vergelijk met deze drie ijkpunten. Ik ging van linksboven naar rechtonder alle user stories langs en vroeg het team telkens: ‘Is deze user story small, medium of large?’. Een enkele keer heb ik vragen/discussies moeten afkappen en de vraag moeten herhalen. Na 15 minuten zwoegen waren alle user stories ingeschat.

Allemaal ingeschat

De eerste sprint

Nu hadden we genoeg informatie om te bepalen wat we zouden gaan doen in de eerste sprint. Ik gaf de eerste zet aan de Product Owner. Hij mocht stemmen welke user stories hij graag opgepakt zou zien door het team. Ik gaf hem de volgende voorwaarden mee, allemaal met het idee de eerste sprint haalbaar te houden:

  • Slechts 5 stemmen. Dit hield de stories voor de eerste sprint beperkt.
  • Alleen stemmen op user stories in de eerste rij. We hadden niet voor niets de user stories op logische volgorde gehangen.
  • Alleen stemmen op user stories met een S. Kleine user stories zijn meestal makkelijker.
De 5 keuzes van de PO

De volgende zet was aan het team. Ten opzichte van de oefening met de elevator pitch waren de rollen nu omgedraaid. De wensen van de PO waren slechts wensen. Het was nu aan het team om een aantal user stories te kiezen voor de volgende sprint.

Het was leuk om te zien wat hier gebeurde:

  • Het team nam niet het advies van de PO 1-op-1 over. Aan sommige user stories wilden ze liever nog niet beginnen. Ik scoorde opnieuw een goede balans in de verhouding PO – team.
  • Het team zorgde voor voldoende werk voor alle teamleden (het team had enkele specialisten aan boord).
De keuzes van het team (vierkant omlijnd).

Daarmee hadden we een mini-sprintplanning gedaan! Ik feliciteerde het team met het resultaat en de wijze waarop ze dit met elkaar hadden gedaan (en zag dat ze er zelf ook wel tevreden en een beetje trots op waren).

Tot slot

Het was tijd geworden om af te sluiten. Het programma was op, maar de energie ook. Ik hield de afsluiting daarom super-kort (maar krachtig!).

Als eerste keken we terug op wat we wilden leren. Met zijn allen stonden we rond het brown-paper met de post-it’s met leerpunten. Een voor een haalde iedereen zijn geleerde punten weg. Slechts een paar leerpunten bleven over. Deze waren relatief technisch/inhoudelijk van aard. We spraken uit dat we deze punten in de eerste sprints waarschijnlijk gaandeweg zouden gaan leren.

De allerlaatste oefening vond plaats in een grote kring. Ik vroeg alle teamleden terug te kijken op de afgelopen dagen en hun gedachten te delen in één woord. Ze mochten dit woord toelichten, maar dat hoefde niet. Uit de reacties kon ik merken dat iedereen de dagen bijzonder waardevol had gevonden en graag aan de slag wilde gaan.

En dit was nog maar het begin.

Dit was het laatste deel in deze serie. Zonder te overdrijven: een betere investering voor een goed project heb ik in de afgelopen 15 jaar nog niet eerder meegemaakt.