Dit is het vervolg op ontdeksel #19 | Een goed begin: het product dat gaat over mijn ervaringen bij het opstarten van een nieuw project.

Okay, het team heeft duidelijk zicht gekregen op de klanten en met de elevator pitch en de product box duidelijk gemaakt wat het product gaat worden. Tijd voor de volgende stap.

Ik vertelde het team dat we de focus gingen verleggen van het uiteindelijke product over ongeveer 1,5 jaar, naar een meest basale versie hiervan (voor de liefhebbers: een minimum viable loveable product) over 3 maanden. Ik gaf aan dat zij hiervan de scope gingen bepalen.

Ik vroeg ze te putten uit de informatie die ze hadden opgedaan uit de interviews, de elevator pitch en de product boxes. En natuurlijk hun eigen ervaring & expertise. In een aantal rondes kwamen we tot deze scope.

Ronde 1: Verzamelen

Iedereen kreeg van mij de bekende gele post-its, deze keer met een velletje groene en rode stickers. Ik vroeg ze zo veel mogelijk dingen te bedenken die volgens hen wel en niet in scope zouden moeten zijn voor de komende 3 maanden.

Ik vroeg ze de post-its te voorzien van een groene of rode sticker, afhankelijk van of ze vonden dat het wel of niet in scope zou moeten zijn. Dit alles gebeurde in stilte.

Na 5 minuten hing er een wand vol met post-its, kris-kras door elkaar, zowel qua onderwerp als qua wel/niet in scope.

Ronde 2: Groeperen

Vervolgens vroeg ik het team de post-its te groeperen op onderwerp, zonder te letten op de kleur van de stickers. Dit gebeurde weer in stilte.

Ronde 3: Bepaling scope – zonder discussie.

Nu hing de wand geordend in groepen van verschillende groottes. Op een andere plek op de wand had ik 3 kolommen gemaakt die aangaven of iets in scope is, uit scope, of nog onbeslist.

Ik vroeg het team de groepen post-its te bekijken en deze te verplaatsen naar een van deze 3 kolommen. Groepen van post-its met uitsluitend groene of rode stickers mochten naar de groene of rode kolom. Groepen van post-its met zowel groene als rode stickers mochten naar ‘?’.

Dit leidde er toe dat één hele grote groep post-its alsnog werd opgesplitst in kleinere groepen. Deze kleinere groepen werden vervolgens verplaatst naar een van de drie kolommen.

Ik vond het opvallend dat maar ongeveer 10% van alle post-its in de ‘twijfel’ kolom waren beland. Blijkbaar zat het team al goed op één lijn. Ik benoemde dit en vertelde dat we het over al de (groepen) post-its in de linker en rechter kolom niet gingen hebben. Daar waren we toch al over eens!

Ronde 4: Bepaling scope – met discussie

Nu restte ons nog de ‘?’ kolom van de wand. Ik vroeg aan he team te kijken of ze hun eigen post-it(s) herkenden en zo ja: naar voren te komen en uitleg te geven over de reden voor een groene of rode sticker.

Heel bewust gaf ik hierbij geen instructie over hoe de discussie gevoerd moest worden en wie hierbij de doorslaggevende stem had. Ik wilde – zonder het te benoemen – laten zien hoe belangrijk het is om initiatief nemen en je uit te spreken.

Even gebeurde er niets, en toen stapte de PO naar voren en begon de briefjes langs te lopen. Voor mij een goed moment om te kijken of PO en team goed met elkaar overweg zouden kunnen. Gelukkig sprak iedereen zich uit en werd er in het overgrote deel van de gevallen snel consensus bereikt. Over een enkel onderwerp bleef verschil van mening. Op mijn voorstel werden die discussies geparkeerd tot een later moment waarop we meer zouden weten.

In 60 minuten heeft het team zélf de scope vastgesteld voor de komende 3 maanden. Ik zag volop het nemen van verantwoordelijkheid en eigenaarschap in actie. Door de discussies kreeg het team inzicht in elkaars expertise en bouwde het zo aan onderling vertrouwen.

Deze oefening vond ik – by far – de spannendste. Tot nu toe kon je de oefeningen nog afdoen als spielerei, dit ging om scherpe keuzes maken. Wat als het team geen keuze durft te maken? Wat als het één grote discussie zou worden? Naar mijn mening zijn discussies onvermijdelijk en zijn deze het gemakkelijkst in het begin te voeren. Gelukkig had ik de Product Owner hierin helemaal mee en pakte de oefening goed uit. Aan de andere kant: als de oefening was ‘mislukt’ had dat gelijk ook een heleboel duidelijk gemaakt.